O ciclo de vida de um projeto apresenta uma etapa chamada Configuração e Aprovação. Contudo, frequentemente, ela é negligenciada. E é nela onde está localizada a maior parte das formalidades e burocracias. Neste artigo, apresento uma reflexão sobre sua relevância: como as cerimônias de configuração e aprovação poderiam transformar a vida de um gestor de projetos durante as outras etapas, de modo a beneficiar o relacionamento com os stakeholders?
A princípio, essa etapa entrega quatro resultados principais: o termo de aprovação de projetos, o registro dos riscos, a estratégia de envolvimento das partes interessadas e o lançamento em si do projeto. No geral, esses elementos têm um tempo de duração curto e cabe a nós, gestores e demais envolvidos nos projetos, partirmos do pressuposto de que alguns termos e compreensões são conhecidos por todos.
Por exemplo, no campo de impacto socioambiental, termos como “desenvolvimento local”, “autonomia”, “empoderamento” e o próprio conceito de “impacto social” parecem ser compreendidos por todos. Mas, no decorrer do projeto, um pequeno acontecimento pode deflagrar um desentendimento enorme, pois algum desses conceitos pode não ser unânime.
Outra prática comum é imaginar que todos entendem – mesmo sem ter sido explicitada – qual é a estrutura de governança e como serão tomadas as decisões durante o projeto. Ou seja, quais serão os limites do projeto.
Quem nunca iniciou um projeto antes da assinatura do contrato que lance a primeira pedra!
O projeto começou com alguns acordos básicos registrados por e-mail ou em reuniões, e, “lá na frente”, o contrato chegou. O contrato foi elaborado pela parte mais forte ou mais “rica” do acordo.
Há uma cláusula comum de se encontrar em alguns contratos que ilustra bem o dilema sobre limites que deveriam ser definidos antes do projeto começar. Ela se refere à produção intelectual e é mais ou menos assim: “A contratada cede com exclusividade à contratante, de maneira definitiva, irrevogável e irretratável a totalidade dos direitos autorais patrimoniais de todas as obras intelectuais produzidas ao longo do projeto”. Se não houver concordância entre as partes sobre esta cláusula e as atividades já tiverem iniciado, o que acontece com o projeto e os envolvidos?
A etapa de Configuração e Aprovação tem uma duração curta e, por isso, “tocamos o barco”: seguimos e pensamos que “Lá na frente, resolveremos esses detalhes”, “Besteiras burocráticas”. Parece que só as empresas grandes realmente se importam com tais tipos de processos e só elas são “chatas” o suficiente para cobrar.
É nesta fase de um projeto que temos a chance de nos organizar e deixar evidente como queremos que nossos limites de trabalho sejam respeitados. Fazendo isso, podemos também investigar quais são os limites das outras partes do projeto e, assim, evitar conflitos, economizar tempo e estresse emocional da equipe durante a implementação dos projetos, focando no que importa: a solução de problemas socioambientais e na geração do impacto desejado.
Este texto é de responsabilidade da autora e não reflete, necessariamente, a opinião de Aupa.
