Relatar por que, para que, para quem?

A cena é comum em muitas organizações, principalmente aquelas menores ou menos maduras: chega o fim do ano – ou, às vezes, somente no começo do próximo – e alguém lembra que é necessário fazer o relatório de atividades. Correria daqui e dali para juntar informações, selecionar fotos, depoimentos, escrever o texto, diagramar, revisar, mandar para a gráfica… Com um pouquinho de organização, sai no primeiro trimestre ainda, mais provável no segundo, quando não atrasa. Ao receber a publicação impressa e enviar para os parceiros e apoiadores, muitos elogios de que ficou linda! Mas a verdade é que praticamente ninguém lê (exceto quem produziu) – ao menos, não na íntegra.

Embora a ponteAponte já tenha feito relatórios de atividades para alguns clientes anos atrás, decidimos encerrar essa frente de atuação, pois somos cada vez mais críticos do modelo tradicional desses documentos, em que se produz uma linda “publicação de prateleira”, com alto custo, investimento de tempo e recursos, mas que será, no máximo, folheada e ficará esquecida até uma primeira faxina geral jogar no lixo (com sorte, irá para reciclagem).

Claro que reportar atividades, resultados, indicadores, demonstrações financeiras, entre outras informações, continua sendo essencial, especialmente para organizações da sociedade civil, que devem prezar sempre pela transparência, como mencionei em minha coluna anterior.  A questão é como fazer relatórios mais inovadores, atrativos e úteis, que não sejam somente publicações “pro forma” e que de fato sejam lidos (ou vistos, já que entre as inovações há até relatórios em vídeo, um deles com um rap!*).

Para economizar dinheiro e recursos naturais, muitas organizações já estão optando por versões somente digitais dos relatórios, seja em formato PDF ou diagramados no próprio site. Ou ainda optando por versões mais resumidas, com infográficos ou sumários executivos. Se a economia de recurso não for a questão principal, mas, sim, a atratividade do relatório, este pode ser incorporado a um brinde, como uma agenda (recebemos um relatório nesse modelo, há alguns anos, da ImageMagica), o que pode garantir uma “vida útil” maior ao relatório – se bem que ninguém mais usa agenda de papel… A opção pelos vídeos também não é exatamente barata, mas tende a atrair mais a atenção, desde que sejam curtos! E que tal inovar e fazer um relatório como uma história em quadrinhos? Ainda não vi!

Independentemente do formato, no entanto, o que quero reforçar aqui é a importância do processo de reflexão interna ao longo da elaboração do relatório, ou melhor, ao longo de todo o ano.

Acreditamos que um relatório de atividades não deve ser feito às pressas, somente para prestar contas aos patrocinadores ou à própria sociedade, nem deve ficar restrito à área – por vezes, a uma pessoa só – de comunicação.

Dentro do possível e da realidade de cada organização, sugerimos que toda a equipe seja envolvida no processo, cada um com sua expertise, num processo fluido de comunicação e alinhamento internos. Sugerimos ainda que a elaboração do relatório aconteça ao longo do ano, isto é, que os dados sejam coletados regularmente, que os indicadores sejam monitorados e discutidos com frequência, até para permitir mudanças de rota, se necessário. Que fotos, vídeos e depoimentos já sejam pré-selecionados e arquivados, de uma forma que seja fácil recuperar depois, que os parceiros sejam consultados para sabermos o que eles gostariam de ver no relatório…

Enfim, que ao final do ano seja necessário somente fazer o fechamento e não começar do zero. E, principalmente, que o produto finalizado não fique somente na prateleira, mas que sirva para, de fato, comunicar e engajar.

*A incubadora estadunidense American Underground inovou ao lançar seu relatório de 2016 em vídeo com um rap (em inglês).